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ACCESS : LES TABLES (a)

1-Introduction

Ce cours vous montre comment créer, modifier ou ajouter une table.

Les informations d‘une base de données sont stockées dans des tables. Celles-ci sont composées de champs ayant des propriétés.

La première partie de cours consistera à créer une table pour conserver des informations sur les employés d‘une société. Vous allez de ce fait voir toutes les étapes de la création et de la gestion d‘une table.

Avant de commencer, vous devez créer une base de données. Pour cela :

nouvelle base
  1. Ouvrez le logiciel Access en cliquant sur le bouton bouton access
  2. Cliquez sur l‘option ouvrir une nouvelle base
  3. Cliquez sur bouton OK
  4. Enregistrez cette base sous : Commerce.mdb

La prochaine étape consiste à créer une première table que nous nommerons Employés.

Mais avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de cette table Employés.

Chaque enregistrement de la table devra contenir le nom et le prénom de la personne. Le poste indiquera l‘occupation de la personne dans l‘entreprise.

Pour cet exemple, il n‘y aura que deux types de poste : les gérants et les vendeurs. Le champ bureau indiquera le lieu de travail.

Pour cette société, il y a des employés à Haguenau et à Strasbourg.

Les gérants sont rémunérés par salaire tandis que les vendeurs par commission.

Pour terminer, nous voulons également répertorier la date d‘embauche de chaque employé.

Voici la liste des champs de la table Employés ainsi que les caractéristiques obligatoires. En plus de donner un nom au champ, nous devrons déterminer un type et, dans la plupart des cas, une taille. Nous devrons indiquer la taille des champs selon le nombre de caractères que nous voulons conserver dans ces champs.

Structure de la table employés
Nom du champ Type de champ Taille Format
Prénom Texte 15  
Nom Texte 15  
Poste Texte 10  
Bureau Texte 15  
Salaire Monétaire    
Commission Monétaire    
Embauche Date   Date abrégée

2-Création d‘une table

nouvelle table

Avant même de saisir des données, nous devons créer la structure de cette table. Nous devons donc déterminer une liste de champs ainsi que les caractéristiques de ces champs.

C‘est seulement après cette étape qu‘il sera possible de saisir des informations.

  1. Cliquez sur le bouton onglet tables.
  2. Appuyez sur le bouton bouton nouveau.

Access vous offre plusieurs manières de créer une table de données :

  1. Dans la liste des choix, sélectionnez l‘option Mode création.

3-Donner un nom au champ

fenêtre table1

Lorsque vous ajoutez un champ à la structure d‘une table, vous devez indiquer un nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut également indiquer à Access le nombre de caractères que vous voulez préserver dans le champ.

Vous pouvez aussi, à votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus d‘information sur le contenu du champ.


3.1-Les types de champs

Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ.

Texte Peut contenir des chiffres et/ou des lettres. Par défaut, Access indique que la taille du champ est de 50 caractères. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractères.
Mémo Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n‘est pas déterminée. Le maximum est de 65535 caractères.
Numérique Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi déterminer le nombre de chiffres après la décimale selon vos besoins.
Date/Heure Peut contenir ou afficher des dates ou même des horaires. Bien qu‘une date ou une heure soit affichée, Access conserve ces données sous forme de nombre.
Chaque nombre représente une journée. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 1900. Le chiffre 2 pour le 2 janvier ...
Access conserve l‘heure, les minutes et les secondes en fractions de journée. Donc 0,5 est l‘équivalent de midi, 0,75 de 18h etc. Il est ainsi plus facile de faire la différence entre deux dates.
Monétaire Il s‘agit d‘un type de champ numérique dont le format affiche le signe €.
NuméroAuto Champ numérique entier qui s‘incrémente automatiquement à chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez à la table. C‘est idéal pour ajouter de nouvelles factures, des commandes ou des clients.
Oui/Non Champ logique. Détermine si un cas s‘applique ou pas.
Ex.: un champ appelé Réglé permet de saisir si oui ou non une facture à été réglée.
Access conserve l‘information sous forme numérique. 0 = faux, -1 = vrai.
Objet OLE Permet de faire un lien avec un objet provenant d‘autres applications de Windows.
Access est capable de gérer un objet en le liant ou en l‘implantant dans la base de données (Object Linking and Embedding).
Lien hypertexte Permet de faire un lien hypertexte vers un autre objet ou vers l‘un des services d‘Internet tel que FTP, gopher et les newsgroups.
Assistant liste de choix Cet assistant vous permet d‘accéder à une liste de choix prédéterminée qui est contenue dans une autre table ou requête, ou que vous avez saisie vous même.

Rem : la description apparaîtra dans le coin inférieur gauche de la fenêtre au moment de la saisie ou de la modification des données.

3.2-Les propriétés du champ

Ci-dessous, les caractéristiques ou les propriétés du champ texte.

Taille: Détermine le nombre de caractères qui peut être contenu dans un champ. Cette propriété est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont déjà une taille prédéterminée.
Format: Détermine la façon dont l‘information sera affichée dans le champ.
Masque de saisie: Détermine la façon dont l‘information sera saisie dans le champ.
Légende: Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les formulaires et les états à la place du nom du champ.
Valeur par défaut: Détermine une valeur initiale lors de l‘ajout de nouveaux enregistrements.
Valide si: Place des bornes ou des limites sur le genre d‘information qui peut être saisie dans un champ.
Par exemple, peu de personnes seraient prêtes à travailler pour un salaire négatif.
Message si erreur: Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la propriété Valide si.
Null Interdit: Si actif, ne permet pas d‘avoir un contenu vide dans le champ.
Chaîne vide autorisée: Permet d‘insérer des espaces " " dans un champ.
Indexé: Cette propriété permet de trier les informations en ordre croissant lors de l‘affichage.
Elle est aussi nécessaire lors de la création de relations avec d‘autres tables.

Ces dernières propriétés sont celles qui sont disponibles pour les champs de type Texte.

Voici quelques propriétés supplémentaires disponibles pour les autres types de champs.

Décimales
(Numérique, Monétaire)
Détermine le nombre de décimales qui sera conservé avec le chiffre.
Nouvelles Valeurs (NuméroAuto) Détermine si le prochain chiffre sera la suite de la série (Incrément) ou un chiffre au hasard (aléatoire).

Voilà le résultat escompté :

fenêtre table remplie

Pour avoir plus d‘informations sur les propriétés des champs :

  1. Placez le pointeur dans la propriété pour laquelle vous voulez plus d‘informations.
  2. Appuyez sur la touche touche F1.

L‘aide d‘Access va vous afficher l‘information qu‘elle possède sur cette propriété.

3.3-Clé primaire

Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à différencier un enregistrement de tous les autres de la table.

Ex : on peut utiliser le numéro de sécurité sociale pour différencier chacun des employés de la société.
On peut aussi utiliser un numéro d‘inventaire pour différencier chacun des produits des autres, etc.

Une clé primaire peut aussi être composée de plusieurs champs.
C‘est plus rare, mais tant que la combinaison des champs différencie un enregistrement des autres, c‘est possible.

Nous verrons comment insérer la clé primaire sur un ou des champs de la table un peu plus loin dans ce cours, lors de la modification de la table.

3.4-Clé secondaire

Une clé secondaire est un champ qui est relié à la clé primaire d‘une autre table.

EX : le champ de la table Facture peut être relié à la clé N° de client de la table Clients.

4-Sauvegarder la structure de la table

Après avoir conçu une table, il faut la conserver.

  1. Appuyez sur le bouton bouton enregistrer.
OU
enregistrer sous
  1. Du menu Fichier, sélectionnez l‘option Enregistrer.

Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle table.

  1. Entrez le nom Employés.
  2. Appuyez sur le bouton bouton ok.
  3. Access va vous demander si vous voulez ajouter une clé primaire à votre table. Pour le moment, cette table n‘a pas besoin de clé primaire. Elle sera ajoutée un peu plus loin dans ce cours.
aucune clé primaire
  1. Appuyez sur le bouton Non.