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OpenOffice Base : LES TABLES

1-Introduction

Ce cours vous montre comment créer, modifier ou ajouter une table.

Les informations d‘une base de données sont stockées dans des tables. Celles-ci sont composées de champs ayant des propriétés.

La première partie de cours consistera à créer une table pour conserver des informations sur les employés d‘une société. Vous allez de ce fait voir toutes les étapes de la création et de la gestion d‘une table.

Avant de commencer, vous devez créer une base de données. Pour cela :

  1. Ouvrez le logiciel OpenOffice Base en cliquant sur le bouton bouton OpenOffice Base
nouvelle base
  1. Cliquez sur l‘option Créer une base de données
  2. Cliquez sur bouton Suivant
nouvelle base
  1. Cliquez sur bouton Terminer
  2. Enregistrez cette base sous : Commerce.odb

La prochaine étape consiste à créer une première table que nous nommerons Employés.

Mais avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de cette table Employés.

Chaque enregistrement de la table devra contenir le nom et le prénom de la personne. Le poste indiquera l‘activité de la personne dans l‘entreprise.

Pour cet exemple, il n‘y aura que deux types de poste : les gérants et les vendeurs. Le champ bureau indiquera le lieu de travail.

Pour cette société, il y a des employés à Haguenau et à Strasbourg.

Les gérants sont rémunérés par salaire tandis que les vendeurs par commission.

Pour terminer, nous voulons également répertorier la date d‘embauche de chaque employé.

Voici la liste des champs de la table Employés ainsi que les caractéristiques obligatoires. En plus de donner un nom au champ, nous devrons déterminer un type et, dans la plupart des cas, une taille. Nous devrons indiquer la taille des champs selon le nombre de caractères que nous voulons conserver dans ces champs.

Structure de la table employés
Nom du champ Type de champ Longueur Format Autre
Nom Texte [VARCHAR] 50    
Prenom Texte [VARCHAR] 50    
Poste Texte [VARCHAR] 25    
Bureau Texte [VARCHAR] 50    
Salaire Décimal [DECIMAL]   Monétaire Valeur par défaut = 0
Commission Décimal [DECIMAL]   Monétaire Valeur par défaut = 0
Embauche Date [DATE]   JJ/MM/AAAA  

2-Création d‘une table

Avant même de saisir des données, nous devons créer la structure de cette table. Nous devons donc déterminer une liste de champs ainsi que les caractéristiques de ces champs.

C‘est seulement après cette étape qu‘il sera possible de saisir des informations.

L‘onglet Tables comprend plusieurs tâches :

Pour les besoins de l‘apprentissage, nous allons utiliser le mode Ébauche. Mais en général, il est préférable d‘utiliser l‘assistant.

  1. Cliquez sur le bouton onglet tables.
  2. Appuyez sur le bouton bouton Créer une table Créer une table en mode ébauche.

3-Donner un nom au champ

Ébauche table

Lorsque vous ajoutez un champ à la structure d‘une table, vous devez indiquer un nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut également indiquer à OpenOffice Base le nombre de caractères que vous voulez préserver dans le champ.

Vous pouvez aussi, à votre choix, ajouter une description pour donner plus d‘information sur le contenu du champ.


3.1-Les types de champs

OpenOffice Base vous donne le choix entre plusieurs types de champ.

Les valeurs entre parenthèses indiquent les valeurs par défaut de champs à longueur variable
SR : saisie requise AV : Auto-valeur VD : Valeur par défaut EF : exemple de format
Nom Type Longueur Dec SR AV VD EF Entier ne prenant que des très petites valeurs
TinyInteger TINYINT 3 Entier ne prenant que des très petites valeurs
BigInt BIGINT 19 Grand entier
Image LONGVARBINARY 2147483647 Image stockée sous forme binaire, format bitmap (*.bmp)
Champ Binaire VARBINARY 2147483647 Données binaires
Champ Binaire (fixe) BINARY 2147483647 Données binaires fixes
Memo LONGVARCHAR 2147483647 Longue suite de caractères
Texte (fixe) CHAR (50) Entier ne prenant que des très petites valeurs
Nombre NUMERIC (50) Données numériques
Decimal DECIMAL (50) Nombre décimal
Integer INTEGER 10 Nombre entier
SmallInteger SMALLINT 5 Nombre entier
Float FLOAT 17 Nombre entier
Real REAL 17 Nombre réel
Double DOUBLE 17 Nombre décimal
Texte VARCHAR 10 Chaîne de caractères
Texte VARCHAR_IGNORCASE 10 Chaîne de caractères
Oui/Non BOOLEAN 1 Case à cocher oui/non
Date DATE Date
Heure TIME Heure
Date/Heure TIMESTAMP Date et Heure
OTHER 2147483647 Autre format

Un champ d‘Auto-Valeur est la plupart du temps une clef primaire. Il est incrémenté automatiquement à l‘ajout d‘un nouvel enregistrement, il correspond au "NuméroAuto" présent dans Access.
Lors de la création d‘un champ d‘Auto-Valeur (type Integer ou Bigint), il apparaît une ligne "expression d‘auto-incrément", si le champ est une clef primaire, il faut entrer comme paramètre "IDENTITY".

3.2-Les propriétés de champs

Ci-dessous, les caractéristiques ou les propriétés de champs que vous pouvez rencontrer.

Saisie requise Activez cette option si ce champ n‘accepte aucune valeur NULL et si l‘utilisateur doit donc toujours y saisir des données.
Longueur Saisissez la longueur de texte maximale autorisée.
Valeur par défaut Saisissez une valeur par défaut pour ce champ.
Lorsque vous saisirez des données ultérieurement dans la table, cette chaîne sera utilisée à chaque nouvel enregistrement pour le champ sélectionnée. Elle doit donc correspondre au format de cellule qui doit être saisi en-dessous.
Exemple de format La propriété «exemples de format» (EF) permet facilement de formater un champ de la table en définissant sont type (monétaire, date, pourcentage, scientifique...) et son alignement dans la cellule.
Fenêtre formatage de champ

Cet exemple de formatage est disponible pour les champs de type Nombre, Decimal, Integer, Small Integer, Float, Real et Double.

Voilà le résultat escompté :

fenêtre table remplie

Pour avoir plus d‘informations sur les propriétés des champs :

  1. Placez le pointeur dans la propriété pour laquelle vous voulez plus d‘informations.
  2. Appuyez sur la touche touche F1.

L‘aide d‘OpenOffice Base va vous afficher l‘information qu‘elle possède sur cette propriété.

3.3-Clé primaire

Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à différencier un enregistrement de tous les autres de la table.

Ex : on peut utiliser le numéro de sécurité sociale pour différencier chacun des employés de la société.
On peut aussi utiliser un numéro d‘inventaire pour différencier chacun des produits des autres, etc.

Nous verrons comment insérer la clé primaire sur un champ de la table un peu plus loin dans ce cours, lors de la modification de la table.

3.4-Clé secondaire

Une clé secondaire est un champ qui est relié à la clé primaire d‘une autre table.

EX : le champ de la table Facture peut être relié à la clé N° de client de la table Clients.

4-Sauvegarder la structure de la table

Après avoir conçu une table, il faut la conserver.

  1. Appuyez sur le bouton bouton enregistrer.
OU
enregistrer sous
  1. Du menu Fichier, sélectionnez l‘option Enregistrer.

OpenOffice Base va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle table.

  1. Entrez le nom Employés.
  2. Appuyez sur le bouton bouton Ok.
  3. OpenOffice Base va vous demander si vous voulez ajouter une clé primaire à votre table. Pour le moment, cette table n‘a pas besoin de clé primaire. Elle sera ajoutée un peu plus loin dans ce cours.
aucune clé primaire
  1. Appuyez sur le bouton bouton Non.