ACCESS : LES ÉTATS

1-Avant de commencer

Afin de réaliser les exercices de ce cours, vous avez besoin de la table Employés. Vous la retrouverez dans la base de données commerce4.mdb.

2-Introduction

Un état est une représentation des enregistrements de la base de données qui est mise sur papier.

Il est possible de ressortir une synthèse à partir de ces données qui seraient plus difficiles d‘avoir autrement. En plus, il est plus facile de trier et de regrouper l‘information sur des champs pertinents.

3-Les types d‘états

Access peut vous aider lors de la création d‘états.

Standard Pour montrer les enregistrements de la base de données sous forme de rapport.
Graphique Pour représenter graphiquement les enregistrements de la base de données.
Étiquettes Pour préparer des étiquettes pour du publipostage ou une conférence.

4-Création d‘un état simple avec l‘assistant

L‘exemple qui suit est pour vous démontrer comment créer un état en utilisant un assistant en regardant chacune des étapes de la création de l‘état. On regarde aussi les possibilités, à chacune de ces étapes.

  1. Cliquez sur l‘onglet des états bouton états.
  2. Appuyez sur le bouton bouton nouvel état.

Access vous offre plusieurs manières de créer un nouvel état.

Vous pouvez aussi utiliser les assistants pour créer des états en répondant à quelques questions appropriées.

assistant état1
  1. De la liste, sélectionnez l‘option Assistant État.
  2. Parmi la liste des tables et des requêtes disponibles, sélectionnez la table "employés".
  3. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

L‘assistant vous demande ensuite quels sont les champs dont vous avez besoin dans votre état.

Faites attention à l‘ordre des champs que vous sélectionnez. C‘est dans cet ordre qu‘ils vont apparaître dans votre nouvel état.

Il est aussi possible de sélectionner des champs de plusieurs tables ou de requêtes. Il suffit de choisir la table ou la requête parmi la liste.

assistant état2

Ajoutez ensuite le ou les champs de votre choix à la liste des champs sélectionnés.

  1. De la liste des champs disponibles, sélectionnez en ordre les champs Nom, Prénom, salaire, commission, bureau, poste en cliquant sur le champ et en appuyant sur le bouton bouton ajouter un item.
  2. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

L‘assistant vous demande si vous voulez regrouper les enregistrements sur un champ en particulier.

assistant état3

Vous pouvez aussi faire des « sous regroupements », ou plutôt des regroupements à l‘intérieur de regroupements.

  1. De la liste des champs de l‘état, sélectionnez le champ Bureau.
  2. Appuyez sur le bouton bouton ajouter un item.

L‘aperçu de la présentation à la droite de la fenêtre va changer. Il va maintenant afficher les champs regroupés par rapport au champ Bureau. Donc, à chaque fois que la valeur du champ Bureau va changer, un nouveau regroupement sera généré.

  1. Appuyez sur le bouton bouton option de regroupement.

L‘assistant vous demande comment vous voulez regrouper les enregistrements. Voulez-vous regrouper de manière normal ou seulement sur les premières lettres contenues dans le champ.

assistant état4
  1. Laissez l‘option à "Normal"
  2. Appuyez sur le bouton bouton OK.
  3. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

L‘assistant vous demande si vous voulez trier les enregistrements selon un ou plusieurs champs. Vous pouvez trier les enregistrements jusqu‘à sur quatre champs. Le champ dans la première case a priorité sur la seconde et ainsi de suite. Aussi, vous pouvez choisir si vous voulez afficher les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en appuyant sur le bouton du coté droit du nom du champ.

assistant état5
  1. Sélectionnez de la liste le champ "nom" pour le premier tri.

Les employés seront triés selon le nom de famille.

  1. Sélectionnez de la liste le champ "prénom" pour le second tri.

En plus d‘être triés par nom de famille, les enregistrements seront aussi triés par prénom. Donc, pour un même nom de famille, les enregistrements seront aussi triés sur le prénom de ces personnes.

L‘une des options les plus avantageuses des états est la possibilité de générer automatiquement une synthèse des résultats.

  1. Appuyez sur le bouton bouton options de synthèse.
assistant état6

Parmi les options de synthèse, vous pouvez choisir parmi les opérations mathématiques les plus fréquentes. Si nécessaire, vous pourrez modifier l‘état pour ajouter d‘autres opérations telles que le nombre d‘enregistrements, l‘écart type et ainsi de suite. Cette opération sera démontrée plus loin sur cette page.

  1. Sélectionnez les mêmes options que ceux marqués à l‘image précédente.
  2. Appuyez sur le bouton bouton OK.
  3. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

L‘assistant vous demande ensuite quel type de présentation que vous voulez pour votre état?

Vous pouvez aussi décider de l‘orientation du papier ainsi que de forcer tous les champs sur une même feuille.

assistant état7
  1. Sélectionnez les mêmes options que sur l‘image ci-contre.
  2. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

L‘assistant vous pose une dernière question sur la présentation de l‘état.

assistant état8

Cette fois, il s‘agit de la présentation des polices de caractères de l‘état.

L‘assistant vous offre plusieurs manières de présenter les enregistrements sous forme de texte.

  1. Cliquez sur le nom de chacun des styles pour avoir un aperçu du résultat final.
  2. Sélectionnez le type Compact.
  3. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

Il ne reste qu‘à ajouter le titre principal de l‘état et décider si vous voulez par après avoir un aperçu de celui-ci ou de le modifier immédiatement.

  1. Écrivez dans la case du titre de l‘état "Liste des employés".
  2. Appuyez sur le bouton bouton terminer.
assistant état9

Voici la première partie du résultat final.

liste des employés

Il est maintenant temps de regarder en détail la composition de l‘état.

5-Modifier un état

Il est possible de modifier un état pour mieux répondre à vos besoins. Avec le temps, l‘état peut également avoir besoin de changer pour mieux répondre à vos nouvelles attentes.

  1. À partir de l‘aperçu de l‘état, appuyer sur le bouton mode création bouton affichage création.

OU

  1. À partir de la fenêtre Base de données, sélectionnez l‘état à modifier et appuyez sur le bouton bouton modifier.
état liste des employés

5.1-Les objets d‘un état

Il y a plusieurs objets, ou contrôles en jargon d‘Access, qui composent un état. Parmi ceux-ci, il y a les « intitulés », qui sont du texte libre, des « zones de texte », qui sont en réalité des champs provenant de tables ou de requêtes, des lignes, des boîtes, des champs calculés et plusieurs autres.

5.2-Les sections

En plus, ces "contrôles" se retrouvent dans différentes zones.

5.3-Les en-têtes

En-tête de l‘état Est placé au tout début de l‘état. On y trouve généralement le titre du rapport.
En-tête de la page Est placé au début de chacune des pages de l‘état. On y trouve généralement le nom de chacun des champs de l‘état.
En-tête du groupe Est placé au début de chacun des regroupements de l‘état. On y trouve généralement la description du regroupement.

5.4-Les pieds

Chaque en-tête à son équivalent à la fin du rapport.

Pied de l‘état Contient généralement les cumulatifs ou la synthèse de l‘état.
Pied de page Contient les cumulatifs de la page ainsi que le numéro de page.
Pied de groupe Contient généralement les cumulatifs ou la synthèse d‘un groupe.

5.5-Section détails

Entre les différents en-têtes et pieds de zones, il y a la section « détails ». C‘est dans cette zone que seront affichées les informations de chacun des enregistrements.

6-Ajouter un champ calculé

Comme pour les requêtes et les formulaires, il est possible d‘ajouter des champs calculés qui répondent mieux à vos besoins.

Ex : il n‘y a pas d‘écart type ou d‘autres formules ou fonctions pour ressortir certains ratios parmi vos données.

La prochaine partie consiste à ajouter un champ calculé qui calcule le total des revenus d‘un groupe. Par revenu, on entend ici le total des salaires et des commissions des employés.

  1. Si vous ne l‘êtes pas déjà, mettez-vous en Mode création en appuyant sur le bouton bouton affichage création.
  2. Si la barre d‘outils n‘est pas affichée, appuyez sur le bouton bouton boîte à outils.
  3. Agrandissez la zone pied de groupe Bureau.
  4. De la barre d‘outils, appuyez sur le bouton zone de texte bouton zone de texte.
  5. Cliquez à l‘endroit de votre choix dans la zone pied de groupe Bureau.

Un champ indépendant et un intitulé vont apparaître.

  1. Cliquez dans la case de l‘intitulé et changez le texte à Revenus.
  2. Cliquez dans la zone de texte (champ indépendant).
  3. Écrivez la formule suivante: =somme(salaire+commission).

Puisqu‘il y a déjà le total des salaires et le total des commissions dans cette zone, vous auriez pu écrire à la place de la formule = SommeDeSalaire + SommeDeCommission.

Il faut faire attention de ne pas commettre des erreurs lors de l‘écriture de la formule. Sinon, au moment d‘afficher l‘état, Access va vous demander de l‘information sur un champ qui n‘existe pas.

Ex : j‘ai changé l‘une des formules pour qu‘il calcule le revenu en utilisant le champ commisssion avec trois "s". Ce champ n‘existe pas. Mais Access va vous demander la valeur de ce champ avant d‘afficher l‘état.

entrer valeur du paramètre

Un aperçu de l‘état bouton aperçu va vous montrer le résultat. À la fin de chaque groupe, il y a maintenant le total des revenus.

Vous pouvez créer des champs calculés plus élaborés en utilisant des fonctions d‘Access. Si vous connaissez la fonction, vous pouvez l‘écrire directement. Sinon, vous pouvez utiliser le générateur d‘expression pour aller chercher la liste des fonctions.

  1. Retournez en mode création en appuyant sur le bouton bouton affichage création.
  2. Placez le pointeur sur le champ calculé que vous venez de créer.
  3. Appuyez sur le bouton droit de la souris.
  4. Sélectionnez l‘option Propriétés.

OU

  1. De la barre d‘outils standard, appuyez sur le bouton bouton propriétés.
  2. Cliquez dans la case à côté de l‘option Source de contrôle.
  3. Cliquez sur le bouton case suite.

Vous êtes maintenant dans le générateur d‘expressions.

  1. De la première colonne, double-cliquez sur + fonctions.

La deuxième colonne inclus la liste des catégories des fonctions. La troisième colonne inclus la liste de toutes les fonctions disponibles pour Access.

Vous pourrez ensuite choisir parmi la liste la fonction, ou la combinaison de fonctions, qui répond à vos besoins. N‘ayez par peur d‘expérimenter. Au pire, le calcul ne fonctionnera pas. Il suffira de réessayer jusqu‘à ce qu‘il fonctionne !

Le prochain exercice consiste à copier la formule précédente, =somme(salaire+commission), dans le pied de l‘état.

  1. Cliquez sur la nouvelle formule dans la zone pied de groupe Bureau.
  2. Du menu Édition, sélectionnez l‘option Copier.
  3. Cliquez dans la zone pied de l‘état.
  4. Du menu Édition, sélectionnez l‘option Coller.
  5. Déplacez le champ à côté des champs existants.
  6. Faites un aperçu de l‘état en appuyant sur le bouton bouton aperçu.

À la fin de l‘état, il y a un nouveau champ qui affiche le cumule des revenus des employés. Bien qu‘il s‘agisse de la même formule, elle n‘a pas la même étendue que la formule dans la zone de groupe Bureau.

La première affiche le résultat de tous les enregistrements tandis que le second fait seulement le cumule d‘un groupe à la fois.

Il est toujours possible d‘ajouter un champ qui est contenu dans la table ou la requête qui a créé l‘état. Mais il est également possible d‘ajouter des champs calculés tel que démontré lors de la création d‘une requête ou d‘un formulaire.

Comme pour le formulaire, il faut mettre le signe "=" devant la formule. Donc, pour faire la somme des revenus, il faut utiliser la formule =somme([salaire]+[commission]).

L‘endroit où est située la formule détermine l‘étendu de celle-ci, que ce soit pour un enregistrement, un groupe ou un état.

6.1-Création d‘un regroupement

trier et grouper1

Il est possible de modifier l‘ordre des tris des champs ainsi que les regroupements de l‘état. La prochaine partie consiste à ajouter un regroupement à l‘état ainsi que d‘expliquer la différence entre un tri et un regroupement dans l‘état.

  1. Du menu Affichage, sélectionnez l‘option trier et grouper.

À partir de cet écran, vous pouvez déterminer à partir de quel champ vous voulez trier et regrouper les enregistrements de l‘état. La fenêtre montre que l‘état est actuellement regroupé sur le champ Bureau.

Les enregistrements sont également triés sur les champs Nom et Prénom.

trier et grouper2

L‘exercice consiste à ajouter un regroupement sur le champ Poste. Donc, en plus d‘être regroupés par lieu de travail, les enregistrements seront divisés par l‘occupation de l‘employé.

Voici les étapes nécessaires pour ajouter le regroupement Poste.

  1. Placez le curseur sur la quatrième liste des champs, juste en dessous de la ligne du champ Prénom.
  2. Appuyez sur le bouton avec le triangle pointant vers le bas au bout de la première case de la ligne.
  3. De la liste des champs, sélectionnez le champ Poste.
  4. Parmi la liste des propriétés du champ, sélectionnez l‘option Oui pour afficher l‘en-tête du groupe et du pied de groupe.
trier et grouper3

Dès que vous sélectionnez l‘une ou l‘autre de ces deux options, le champ est utilisé pour regrouper les enregistrements au lieu de seulement les trier.

Le symbole bouton trier - grouper apparaît devant le nom du champ pour indiquer qu‘il s‘agit d‘un regroupement sur ce champ.

Aussi deux nouvelles sections vont apparaître dans l‘état, soit l‘en-tête du nouveau regroupement Poste ainsi que son pied de page.

Si vous faites un aperçu de l‘état bouton aperçu, vous verrez que le résultat n‘est pas vraiment intéressant. Le champ Poste fait un regroupement sur chacun des enregistrements au lieu de les regrouper. La raison est que le champ Poste est en quatrième position parmi les tris et les regroupements.

trier et grouper4

La prochaine étape consiste à changer l‘ordre des tris et des regroupements en plaçant le champ Poste en deuxième position.

  1. Cliquez sur l‘en-tête gris à la gauche du champ Poste.
  2. En restant appuyé sur le bouton gauche de la souris, déplacez le champ en deuxième position dans la liste des champs.

L‘aperçu de l‘état affiche maintenant les informations par lieu de travail et par occupation des employés.

6.2-Retirer le regroupement

Vous avez vu comment ajouter un regroupement et changer l‘ordre des tris. Le prochain exercice consiste à retirer un regroupement.

  1. Cliquez sur l‘en-tête gris à la gauche du champ Poste.
  2. Appuyez sur la touche touche SUPPR.