Les inventaires (1h)

1. Définition de l’inventaire

État détaillé article par article décrivant :

Comptablement parlant, on fait une distinction entre matière première, en-cours et produit fini (un produit fini pour une entreprise donnée peut être une matière première pour une autre).

Les stocks de matières premières, marchandises et approvisionnements sont évalués à leur coût d’acquisition.

Les stocks de produits (en-cours ou finis) doivent, quant à eux, être évalués à leur coût de production.

La notion de coût d’un stock est plus « étendue » que celle d’un prix d’achat : en effet, contrairement au prix d’achat, il comprend tous les coûts d’acquisition, de transformation et également tous autres coûts supportés pour amener les stocks à l’endroit et dans l’état où ils se trouvent.

matières première
Une matière première est un objet qui va entrer dans la production du produit finis.
Produits consommables
ce sont des produits plus ou moins élaborés consommer au premier usage et qui n’est pas dans le produit finis. Ex : graisse.
Emballages
Ils relèvent des stocks d’amont ou d’aval. C’est-à-dire que certains emballages sont compris dans le prix du produit. Néanmoins il existe aussi des emballages consigné.
En cours de production de biens
c’est un produit en cours de production
En cours de production de services
Ex : plan d’architecte
Produit semi-fini
c’est un produit qui a atteint un stade d’achèvement destiné à entrer dans une nouvelle phase. Ex : une aile d’avion ne peut pas être vendue en l’état mais s’associe à l’avion fini.
Produit fini
qui peut être vendu.
Produit résiduels
déchets, rébus
Marchandise
produit destiné à être revendu en l’état.

On peut faire des inventaires périodiques (par exemple une fois par an) ou des inventaires tournants qui consistent à contrôler le niveau du stock sur des parties du magasin ou des articles pour éviter la pointe de charge de l’inventaire complet.

2. En quoi consiste l’opération d’inventaire physique ?

L’opération d’inventaire physique consiste :

Il est essentiel d’avoir des stocks justes sinon les conséquences peuvent être les suivantes :

Toute entreprise est tenue par la loi de procéder une fois par an à l’inventaire de ses biens. Le stock, propriété de l’entreprise, fait partie de ses biens qui figurent à l’actif du bilan.

En dehors de cet aspect légal, ce contrôle périodique permet de suivre la bonne gestion des stocks, de repérer les anomalies éventuelles et d’entreprendre les actions correctives.

Lors d’un inventaire il y a des écarts dus, soit aux erreurs de prélèvement physique, soit à des erreurs de saisies lors de l’enregistrement des mouvements. Il convient donc dans ces cas de procéder à des corrections appelées ajustement d’inventaire afin que les stocks physiques correspondent le plus exactement possible au stock théorique, afin que :

L’inventaire est une opération longue et fastidieuse. Il se fait de préférence lorsque l’activité de l’entreprise est arrêtée (il paraît en effet bien difficile de « fixer » l’existant de tous les articles à un moment donné si, pendant le comptage, il y a des mouvements d’entrées / sorties).

3. Les 4 méthodes d’inventaire

3.a. L’inventaire annuel

C’est une méthode classique, chaque année en fin d’exercice on vérifie ce qui reste en stock pour chacun des articles répertoriés.

Inconvénient : Cette opération implique l’arrêt de tous les mouvements dans le magasin, ce qui conduit généralement à l’arrêt de l’activité de l’entreprise.

3.b L’inventaire permanent

L’inventaire permanent consiste à comptabiliser en permanence les entrées et les sorties, et de connaître ainsi le stock dont on dispose. Tous les stocks sont gérés de cette façon aujourd’hui.

Avantage : connaissance en temps réel de l’état des stocks.

Inconvénient : cela n’exclut pas les écarts car il s’agit de valeurs calculées.

3.c. L’inventaire aveugle

L’inventaire aveugle est un contrôle par comparaison de l’inventaire permanent aux quantités effectivement observées dans le magasin. Il consiste à sonder au hasard une ou plusieurs références. L’usage de l’identification automatique rend cet inventaire infiniment plus rapide et plus sûr.

3.d. L’inventaire tournant

L’inventaire tournant est également un contrôle comme le précédent. Il consiste à répartir le comptage tout au long de l’année. Chaque jour (ou chaque semaine) le magasin va comptabiliser un certain nombre de références. Cela peut se faire au passage à zéro : zéro dans les fichiers informatiques ou zéro sur les étagères.

Un entrepôt étant généralement ouvert entre 220 et 250 jours par an, il est conseillé de procéder aux vérifications pendant 200 jours, en traitant environ 1/200è du stock chaque jour.

Avantages :
  • Détection et correction régulière des erreurs
  • Personnel formé et dédié à l’inventaire tournant.

4. L’inventaire tournant

4.a. La fréquence de comptage

L’idée de base est de compter un certain nombre de références chaque jour, de façon à ce que chaque référence est comptée un nombre prédéterminé de fois au bout d’une année.

La fréquence de comptage correspond donc au nombre de fois qu’une référence est comptée annuellement.

Pour un article donné, cette fréquence devrait augmenter lorsque la valeur de l’article et le nombre de mouvements augmente (risque d’erreurs plus important si plus de mouvements).

Il existe plusieurs manières de déterminer la fréquence :

4.b. La classification ABC

C’est une méthode assez répandue.

Les références sont classées selon le système ABC et des règles sont définies pour la fréquence de comptage.

Par exemple, un article de classe A va être compté une fois par semaine ou par mois, un article de classe B tous les 3 mois et un article de classe C une fois par an.

Exercice 3 - Détermination fréquence de comptage (0h15)

4.c. La méthode par zone

Les articles sont regroupés par zone de façon à ce que le comptage soit plus efficace. On peut mettre ceci en œuvre lorsqu’on utilise un stockage fixe ou lorsque ce sont les en-cours qui sont comptés.

4.d. La méthode par emplacement

Dans un stockage dynamique, les articles peuvent être stockés n’importe où.

À cause d’erreurs humaines, ces emplacements enregistrés dans le système ne sont pas toujours justes.

Dans ce système, chaque période, un nombre prédéterminé d’emplacements est inventorié.

Un programme d’inventaire devrait inclure ces 3 méthodes.

La méthode par zone est idéale pour les articles qui tournent beaucoup.

Si on utilise le stockage dynamique, une combinaison de la méthode ABC et de la méthode par emplacement est conseillée.

4.e. Quand compter ?

Les inventaires tournants peuvent être programmés à des intervalles réguliers ou à des occasions précises. Certains critères peuvent être :

5. La préparation de l’inventaire

5.a. Avant l’inventaire :

5.b. Pendant l’inventaire

Les équipes :

il convient d’abord de constituer des équipes de comptage dont le nombre est fonction de l’importance du travail à réaliser.

Le gel du stock et l’édition des listings :

Dès la fin de l’activité du magasin, le stock est informatiquement gelé afin qu’aucun mouvement ne soit effectué. Puis on procède à l’édition des listings d’inventaire comportant la liste des produits classés par ordre de rangement suivant la procédure de comptage.

Les comptages :

Tous les produits sont comptés par équipes. Le magasin est divisé en zones géographiques, et chaque équipe se voit confier un ensemble de zones où elle va opérer. Après chaque comptage, pour visualiser la fin de l’opération de comptage, on imposera une gommette de couleur (ou un autre signe) sur les matériels inventoriés.

Le responsable d’inventaire tient une comptabilité des listings d’inventaire en notant l’heure de remise des documents et l’heure de retour après comptage.

Une personne est chargée du rapprochement des comptages. S’il y a un écart entre le comptage et le listing d’inventaire, pour le même article, dans le même emplacement, un nouveau comptage est effectué par une autre équipe.

6. Les saisies d’inventaire et la sortie de l’état des écarts

Au fur et à mesure des comptages et du contrôle on peut procéder, s’il n’y a pas d’erreur, à la saisie des quantités inventoriées, et à la fin de cette saisie, à l’édition de l’état des écarts d’inventaire.

Première analyse des écarts

Il convient de procéder à une première analyse des écarts, car un certain nombre peuvent provenir d’erreurs grossières de saisies ou de mauvaises imputations que l’on peut immédiatement redresser.

S’il n’y a pas d’écarts : Dégel du stock :

On est généralement contraint à procéder rapidement au dégel du stock pour permettre aux autres services de reprendre leurs activités.

S’il y a des écarts : Seconde analyse des écarts :

Compte tenu des impératifs ci-dessus, l’analyse approfondie des écarts est généralement faite après le dégel du stock.

Si les deux comptages donnent le même résultat, ils sont considérés comme justes.

7. La mesure de la justesse des inventaires

Il est important d’avoir à disposition un indicateur qui va nous indiquer si nos stocks sont fiables ou non.

Pour l’exemple suivant, quel serait la fiabilité de notre stock ?

En observant le total de tous les articles, le stock physique = stock informatique.

Par contre, seuls 2 articles sur 10 ont un stock juste.

La fiabilité est-elle de 100 % ? 20 % ? Ou autre ?

Code articleStock informatiqueStock physique
1100105
2100100
310098
410097
5100102
6100103
710099
8100100
910097
1010099
TOTAL10001000

Pour juger de la fiabilité d’un stock, on peut utiliser le terme de niveau de tolérance pour chaque article.

La tolérance est la variation acceptable entre un stock physique et un stock informatique.

Elle est établie pour chaque référence et dépend de :

Par exemple, pour un article de valeur élevée à consommation faible (donc pour lequel une rupture de stock pourrait nous coûter cher), la tolérance pourrait être de 0. Pour des vis, de valeur peu élevée, que l’on réceptionne par paquets de 1000, on pourrait accepter une tolérance de 5%.

La tolérance pour notre exemple précédent :

Code articleStock informatiqueStock physiqueToléranceDans le niveau
de tolérance
En-dehors du niveau
de tolérance
1100105+/- 5%X
2100100+/- 0%X
310098+/- 3%X
410097+/- 2%X
5100102+/- 2%X
6100103+/- 2%X
710099+/- 3%X
8100100+/- 0%X
910097+/- 5%X
1010099+/- 5%X
TOTAL10001000

La justesse de stock serait de 80%.

Exercice 4 - Fiabilité des stocks (0h05)

8. Les audits d’inventaire

Les erreurs doivent être détectées de façon à engager des actions pour les éviter.

Il est important de réaliser des inventaires mais il est encore PLUS IMPORTANT d’auditer pour trouver les causes des écarts d’inventaire pour les éliminer.

Pour auditer, les inventaires tournants sont mieux adaptés que l’inventaire annuel.

En effet, l’inventaire annuel a avant tout comme but de montrer aux auditeurs financiers que les stocks physiques correspondent bien aux stocks informatiques.

Alors que le but des inventaires, pour les planificateurs, est de corriger les erreurs de stock.

9. Les causes des écarts d’inventaire

Quelles actions peut-on mettre en place pour éviter les écarts d’inventaire ?