ACCESS : LES FORMULAIRES (a)

1-Introduction

Les formulaires servent à mieux présenter l‘information qui se retrouve dans les différentes tables. Ils permettent également une saisie des données plus "conviviale" ou pratique que directement dans une table ou une requête.

Il est de ce fait possible d‘afficher seulement les champs qui sont nécessaires à l‘écran. Il est aussi possible de "verrouiller" un champ. Ceci permet à l‘utilisateur du formulaire de voir le contenu d‘un champ mais pas de le modifier.

Comme pour une requête, il est possible d‘avoir des champs calculés tels des sous totaux ou des taxes. La liste des fonctions d‘Access vous permet d‘accomplir beaucoup plus que de simples calculs.

La création d‘un formulaire nécessite une table ou une requête pour être la source de celui-ci. Une requête est plus pratique lorsque vous avez besoin d‘un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. C‘est aussi plus pratique si vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement une partie qui répond à vos critères.

Les exercices sur les différents éléments et fonctions d‘un formulaire seront démontrés à partir de la table Employés du fichier commerce2.mdb.

2-Création d‘un formulaire assisté

Vous pouvez créer un formulaire de toute pièce. Mais il est plus avantageux d‘utiliser l‘un des assistants qu‘Access met à votre disposition pour réaliser un formulaire. Vous pouvez toujours par la suite le modifier selon vos besoins.

Vous pouvez créer un formulaire à partir d‘aucun champ, mais, la "source" d‘un formulaire doit être une table ou une requête. Cependant, une requête peut avoir plusieurs tables. Donc, vous pouvez avoir un formulaire "complexe" qui entre ou accède à des informations dans plusieurs tables en même temps.

Il faut cependant vérifier le "bon fonctionnement" de ces requêtes avant de créer un formulaire basé sur ceux-ci. On part du principe que, si vous êtes capable de saisir des données directement à partir de la requête, vous serez aussi capable de le faire dans le formulaire.

  1. À partir du menu principal, sélectionnez l‘onglet des formulaires bouton formulaire.
  2. Appuyez sur le bouton bouton nouveau formulaire.

Access affiche la liste des assistants disponibles pour la création d‘un formulaire. Comme vous pouvez le constater, il y a plusieurs choix.

assistant nouveau formulaire

Avantages et inconvénients des assistants de Access

Type Description Avantages / Inconvénients
Mode création Permet de construire un formulaire à partir de zéro. Bien pour de petits formulaires ou des formulaires ayant beaucoup de champs indépendants.
Les assistants sont mieux placés pour créer des formulaires pour afficher les données de tables ou de requêtes.
Assistant formulaire Il vous pose quelques questions pour déterminer les champs dont vous aurez besoin ainsi que du genre de présentation que vous voulez afficher. Il vous offre plus d‘options que les autres assistants.
Formulaire Instantané : Colonnes Il génère automatiquement un formulaire qui affiche chacun des champs l‘un en dessous de l‘autre. Rapide à créer. Peut toujours changer la présentation par après.
Formulaire Instantané : Tableau Il affiche chacun des champs d‘un enregistrement l‘un a coté de l‘autre. Ceci n‘est pas toujours pratique lorsque vous avez plusieurs champs dans une table ou une requête.
Formulaire Instantané : Feuille de données Il affiche tous les enregistrements en mode feuille de données comme à l‘entrée des données à partir d‘une table. Ceci n‘est pas vraiment pratique pour l‘utilisateur à moins qu‘il connaisse parfaitement le contenu des champs.
Assistant graphique Il permet d‘afficher les champs de type numérique ou de type monétaire dans un graphique. Il suffit d‘indiquer à l‘assistant les champs que vous avez besoins et du genre d‘opération (somme, moyenne, minimum, maximum ...) que vous voulez avoir. Difficile à manipuler la première fois. Besoin de pratique.
Assistant Tableau croisé dynamique Il vous permet de regrouper plusieurs champs dans un tableau croisé. Il a aussi l‘avantage de vous afficher des opérations. Vous pouvez restructurer la présentation des données à votre choix. Access utilise le module de tableau croisé dynamique d‘Excel pour afficher le contenu.
  1. Pour les besoins de l‘exercice, sélectionnez l‘option Assistant formulaire.
  2. Au bas de la fenêtre, sélectionnez la table ou la requête de votre choix. Pour les besoins de l‘exercice, sélectionnez la table Employés.
  3. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

La prochaine fenêtre consiste déterminer les champs que vous aurez besoin dans le formulaire. Au bas de la fenêtre, celle-ci est séparée en deux parties. La zone de gauche affiche les champs de la table ou de la requête. La zone de droite affiche la liste des champs qui seront utilisés dans le formulaire.

Pour ajouter un champ :

Le champ sera ajouté à la liste des champs sélectionnés pour le formulaire.

L‘ordre dans lequel vous sélectionnez les champs est important. C‘est dans cet ordre que ces champs vont apparaître dans le formulaire. On peut toujours le changer en personnalisant le formulaire, mais on s‘évite du travail supplémentaire en plaçant les champs dans l‘ordre dès ce moment.

L‘assistant permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes sans avoir auparavant à créer une requête ayant tous les champs voulus.

Il faut cependant faire attention d‘avoir fait des relations permanentes entre les tables avant de choisir des champs de différentes tables ou requêtes.

Autre remarque importante : le formulaire affiche tous les enregistrements.

Si vous ne voulez afficher ou accéder qu‘à une partie des enregistrements ou s‘il n‘y a pas de relations entre les tables ou les requêtes dont vous avez besoin, vous devez auparavant créer une requête.

assistant formulaire1
  1. Sélectionnez tous les champs bouton ajouter tous dans le même ordre que dans la table.
  1. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

Le prochain écran demande quelle est la manière dont les champs seront affichés à l‘écran.

Access vous donne même un aperçu de votre choix à la gauche de la fenêtre avant de choisir définitivement.

L‘option Colonne simple va afficher les champs les uns en-dessous des autres.

L‘option Tabulaire va afficher les champs côte à côte. Access va pour ce faire réduire la taille des champs.

assistant formulaire2

L‘option Feuille de données va afficher les champs de la même manière que pour la saisie des données dans une table. Ceci n‘est pas pratique si l‘utilisateur ne connaît pas tous les champs.

Le mode Justifié va afficher les champs côte à côte mais sans réduire la taille des champs. En cas de dépassement, Access va afficher les autres champs en-dessous. La partie gauche de la fenêtre vous donne une image du type de présentation.

  1. Pour les besoins de l‘exercice, sélectionnez l‘option Colonne simple.
  2. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

La prochaine fenêtre vous demande quelle est l‘image de fond de votre formulaire. L‘option Standard n‘utilise aucun fond.

assistant formulaire3
  1. Pour les besoins de l‘exercice, utilisez l‘option Standard proposée.
  2. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

La dernière fenêtre vous demande premièrement le titre du formulaire.

  1. Changez le titre à «Liste des employés».
assistant formulaire5

Access vous demande également ce que vous voulez faire ensuite. Vous pouvez voir le formulaire ou modifier immédiatement le formulaire.

  1. Pour les besoins de l‘exercice, sélectionnez l‘option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des informations.
  2. Appuyez sur le bouton bouton suivant.

Voici un aperçu du formulaire une fois terminé.

2.1-Entrer de l‘information

Il vous est maintenant possible d‘ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme vous l‘avez peut être fait en mode feuille de données lors de la création de la table. Cependant, la présentation des données est plus compréhensible pour un nouvel utilisateur qu‘en utilisant le mode feuille de données.

2.2-Déplacement dans le formulaire

Pour se déplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes :

Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation située au coin inférieur gauche de la fenêtre pour vous déplacer d‘un enregistrement à l‘autre ou au premier et dernier enregistrement de la table liste des enregistrements de 1 à 7.

OU
OU

2.3-Modifier un enregistrement

Il est très facile de modifier le contenu d‘un champ si celui-ci n‘est pas « verrouillé ».

2.4-Supprimer un enregistrement bouton supprimer un enregistrement

OU

2.5-Rechercher un enregistrement bouton rechercher

Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grâce à une recherche sur le contenu de l‘un des champs de l‘enregistrement.

fenêtre rechercher et remplacer OU
OU