ACCESS : LES FORMULAIRES (a)

1-Introduction

Les formulaires servent à mieux présenter l'information qui se retrouve dans les différentes tables. Ils permettent également une saisie des données plus "conviviale" ou pratique que directement dans une table ou une requête.

Il est de ce fait possible d'afficher seulement les champs qui sont nécessaires à l'écran. Il est aussi possible de "verrouiller" un champ. Ceci permet à l'utilisateur du formulaire de voir le contenu d'un champ mais pas de le modifier.

Comme pour une requête, il est possible d'avoir des champs calculés tels des sous totaux ou des taxes. La liste des fonctions d'Access vous permet d'accomplir beaucoup plus que de simples calculs.

La création d'un formulaire nécessite une table ou une requête pour être la source de celui-ci. Une requête est plus pratique lorsque vous avez besoin d'un formulaire dont les champs proviennent de plusieurs tables. C'est aussi plus pratique si vous voulez filtrer les enregistrements pour voir seulement une partie qui répond à vos critères.

Les exercices sur les différents éléments et fonctions d'un formulaire seront démontrés à partir de la table Employe du fichier commerce2.mdb.

2-Création d'un formulaire assisté

Vous pouvez créer un formulaire de toute pièce. Mais il est plus avantageux d'utiliser l'un des assistants qu'Access met à votre disposition pour réaliser un formulaire. Vous pouvez toujours par la suite le modifier selon vos besoins.

Vous pouvez créer un formulaire à partir d'aucun champ, mais, la "source" d'un formulaire doit être une table ou une requête. Cependant, une requête peut avoir plusieurs tables. Donc, vous pouvez avoir un formulaire "complexe" qui entre ou accède à des informations dans plusieurs tables en même temps.

Il faut cependant vérifier le "bon fonctionnement" de ces requêtes avant de créer un formulaire basé sur ceux-ci. On part du principe que, si vous êtes capable de saisir des données directement à partir de la requête, vous serez aussi capable de le faire dans le formulaire.

1. À partir du menu Créer, sélectionnez le bouton .

Ou

1. Affichez la liste des types de formulaire en cliquant sur le bouton .

Access affiche la liste des assistants disponibles pour la création d'un formulaire. Comme vous pouvez le constater, il y a plusieurs choix.

Avantages et inconvénients des assistants de Access

1. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez le bouton Assistant formulaire.
2. Sélectionnez la table ou la requête de votre choix. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez la table Employe.

1. Cliquez sur le bouton .

La prochaine étape consiste à déterminer les champs que vous aurez besoin dans le formulaire. Au bas de la fenêtre, celle-ci est séparée en deux parties. La zone de gauche affiche les champs de la table ou de la requête. La zone de droite affiche la liste des champs qui seront utilisés dans le formulaire.

Pour ajouter un champ :

• Sélectionnez de la zone de gauche le champ que vous voulez ajouter au formulaire.
• Cliquez sur le bouton .

Le champ sera ajouté à la liste des champs sélectionnés.

• Pour ajouter tous les champs, Cliquez sur le bouton .

L'ordre dans lequel vous sélectionnez les champs est important. C'est dans cet ordre que ces champs vont apparaître dans le formulaire. On peut toujours le changer en personnalisant le formulaire, mais on s'évite du travail supplémentaire en plaçant les champs dans l'ordre dès ce moment.

L'assistant permet de choisir des champs provenant de plusieurs tables ou de requêtes sans avoir auparavant à créer une requête ayant tous les champs voulus.

Il faut cependant faire attention d'avoir fait des relations permanentes entre les tables avant de choisir des champs de différentes tables ou requêtes.

Autre remarque importante : le formulaire affiche tous les enregistrements.

Si vous ne voulez afficher ou accéder qu'à une partie des enregistrements ou s'il n'y a pas de relations entre les tables ou les requêtes dont vous avez besoin, vous devez auparavant créer une requête.

1. Sélectionnez tous les champs  dans le même ordre que dans la table.

1. Cliquez sur le bouton .

Le prochain écran demande quelle est la manière dont les champs seront affichés à l'écran.

Access vous donne même un aperçu de votre choix à la gauche de la fenêtre avant de choisir définitivement.

L'option Colonne simple va afficher les champs les uns en-dessous des autres.

L'option Tabulaire va afficher les champs côte à côte. Access va pour ce faire réduire la taille des champs.

L'option Feuille de données va afficher les champs de la même manière que pour la saisie des données dans une table. Ceci n'est pas pratique si l'utilisateur ne connaît pas tous les champs.

Le mode Justifié va afficher les champs côte à côte mais sans réduire la taille des champs. En cas de dépassement, Access va afficher les autres champs en-dessous. La partie gauche de la fenêtre vous donne une image du type de présentation.

1. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Colonne simple.
2. Cliquez sur le bouton .

La prochaine fenêtre vous demande quelle est le titre du formulaire.

1. Changez le titre à «Liste des employés».

Access vous demande également ce que vous voulez faire ensuite. Vous pouvez ouvrir le formulaire ou modifier immédiatement le formulaire.

1. Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des infos.
2. Cliquez sur le bouton .

Voici un aperçu du formulaire une fois terminé.

2.1-Entrer de l'information

Il vous est maintenant possible d'ajouter ou de modifier les enregistrements de la table comme vous l'avez peut être fait en mode feuille de données lors de la création de la table. Cependant, la présentation des données est plus compréhensible pour un nouvel utilisateur qu'en utilisant le mode feuille de données.

2.2-Déplacement dans le formulaire

Pour se déplacer dans le formulaire, utilisez les touches suivantes :

• Utilisez les touches pour vous déplacer au champ suivant et + pour vous déplacer au champ précédent.
• Utilisez les touches et pour vous déplacer d'un enregistrement à l'autre.

Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation située au coin inférieur gauche de la fenêtre pour vous déplacer d'un enregistrement à l'autre ou au premier et dernier enregistrement de la table .

• Utilisez ou pour passer à l'enregistrement précédent ou suivant.
• Utilisez ou pour vous rendre au premier ou au dernier enregistrement de la table ou de la requête.
• Utilisez le bouton pour ajouter un enregistrement à la table ou à la requête.
• Placez le pointeur dans la case blanche et écrivez le numéro de l'enregistrement que vous voulez atteindre suivi de la touche .

• Appuyez sur la touche  et entrez le numéro de l'enregistrement que vous voulez atteindre suivi de la touche .
• Pour ajouter un enregistrement à la table, allez au dernier enregistrement et appuyez sur la touche . Un enregistrement vide va apparaître. Ensuite, entrez les nouvelles données à votre choix.

• De la barre d'outils, cliquez sur le bouton .

2.3-Modifier un enregistrement

Il est très facile de modifier le contenu d'un champ si celui-ci n'est pas « verrouillé ».

• Utilisez les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre à l'enregistrement que vous voulez modifier.
• Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous voulez apporter des modifications.
• Changez le contenu du champ à votre choix.

2.4-Supprimer un enregistrement

• Utilisez les touches du clavier ou la barre de navigation pour vous rendre à l'enregistrement que vous voulez modifier.
• Du menu Édition, sélectionnez la commande Supprimer l'enregistrement.

• De la barre d'outils, cliquez sur le bouton .

2.5-Rechercher un enregistrement

Access vous permet de retrouver rapidement un enregistrement grâce à une recherche sur le contenu de l'un des champs de l'enregistrement.

• Placez le pointeur dans le champ sur lequel vous allez accomplir la recherche.
• Du menu Édition, sélectionnez l'option Rechercher.

• Appuyez sur les touches et .

• De la barre d'outils, cliquez sur le bouton .
• Entrez la valeur, la date ou le nom que vous recherchez.
• Cliquez sur le bouton .