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Gestion physiques des stocks et mouvements de stock

1. Entrepôt ou plate-forme ?

Quand on parle de gestion physique des stocks, on parle d’entrepôt, de plate-forme et de magasin de stockage. On peut distinguer :

La distinction n’est cependant pas toujours évidente car beaucoup utilisent les deux termes. Dans un certain nombre de cas, la situation est mixte : un entrepôt peut stocker une partie des composants nécessaire à la production et en recevoir d’autres en juste–à-temps avec un minimum de stock voire pas de stock du tout.

2. Le cross-docking

Cross Docking (ou Cross Dock)
Le cross docking est un mode d‘organisation des flux logistiques qui permet une préparation des commandes pour une expédition immédiate des marchandises dès leur livraison sans qu’elles ne soient stockées dans l’entrepôt.
méthode cross docking

Cette méthode est particulièrement intéressante lorsque le niveau d’activité de l’entrepôt est élevé. Il permet en effet d’optimiser la manutention et l’entreposage des marchandises dans l’entrepôt grâce à de fréquentes livraisons de marchandises.

Les colis sont regroupés par commande sur une plate-forme où ils ne font que transiter. Ils passent donc du transport amont au transport aval dans un délai très court.

Grâce au temps économisé en se passant du stockage, cette méthode de préparation des commandes est donc particulièrement utile pour traiter les commandes à priorité élevée, ce qui peut être le cas de produits tels que les produits frais, la presse quotidienne, les produits évènementiels, etc.

Elle nécessite cependant une organisation pointue avec le respect d’un ordonnancement des tâches de réception, expédition très précis. De même au niveau du système d’informations, il convient de s‘assurer que cette opération est possible à traiter.

2.a. Types de cross-docking

On peut distinguer trois types de cross-docking :

2.b. Avantages

2.c. Inconvénients

3. Les fonctions de la gestion de l’entrepôt

La gestion de l’entrepôt est au « service » de la gestion des stocks. Elle remplit les fonctions suivantes :

Les fonctions de la gestion de l‘entrepôt

 

Tous les entrepôts ne remplissent pas toutes ces fonctions, cela correspond à l’idéal.

Un entrepôt bien géré remplit généralement toutes ces fonctions.

Importance de la synchronisation entre les entrées et les sorties :

La validation des réceptions des produits et leur mise en place juste un peu après peut créer des désynchronisations importantes.

Par exemple un camion arrive à 8 heures, il est déchargé et contrôlé à 8h40 (les palettes sont affectées à des emplacements de stockage pour certains produits, de picking pour d‘autres). Si la réception est validée, mais que les caristes tardent dans leur mise en place, le préparateur arrive devant un emplacement vide.

4. Les différents types de mouvements

Pour simplifier, il y a deux types de mouvements : les entrées et les sorties.

Pour chaque transaction physique de stock, il est essentiel qu’il existe une transaction informatique correspondante, bien documentée. L’accès aux transactions, physique ou informatique doit donc être limité aussi et le personnel chargé de ces transactions, bien formé.

4.a. Les entrées de stock

Les étapes clés d’une bonne réception :

  1. Accueil du transporteur ou du produit
  2. Recherche de la commande
  3. Vérification de l’identité du produit et de sa quantité
  4. Signature du bon de livraison (éventuellement avec réserve)
  5. Vérification qualitative du produit
  6. Signature du bon de réception (éventuellement avec réserve) qui va déclencher le paiement s’il n’y a pas de réserve

Présenter un BL avec les différentes informations

Autres types d’entrées en stock : retours clients, retours fournisseurs…

4.b. Les sorties de stock

Types de sorties de stock :

4.b.1. En quoi consiste la préparation de commande ?

Préparation de commandes
Ensemble des opérations réalisées (picking, regroupement, emballage…) pour composer une commande client dans les conditions de coût, de qualité et de délai fixées par l’entreprise et le client.

Il faut noter que le client peut être interne (ex. : préparation de tôle pour poinçonnage… ou préparation de divers composants pour chaîne d’assemblage) ou externe.

Picking
Opération de prélèvement lors d’une préparation de commande.

Lorsqu‘une commande client arrive, elle ne peut pas être traitée par l‘opérateur telle quelle, elle doit d‘abord être contrôlée, puis convertie en liste de prélèvement.

Suivant les organisations et les règles de gestion que l‘on se fixe :

Généralement, on définit des règles de préparation de commande et c’est dans cet ordre-là que les commandes vont ensuite être préparées.

Il s‘agit de gagner en productivité et d‘assurer une haute qualité de service, car la commande que va recevoir le client est représentative de l‘image de marque de l‘entreprise (prélèvement des bonnes références dans les bonnes quantités, tri et regroupement des articles d‘une même commande, mise en expédition et envoi des produits dans le respect des prescriptions et délais négociés avec les clients).

Pour cette raison, est parfois défini :

Le chemin de préparation
Itinéraire physique de préparation de commandes organisé afin de limiter les mouvements des préparateurs, de réduire le risque d’erreur et de fluidifier l’ensemble des déplacements au sein de la zone de préparation.

Préparation des commandes

4.b.2 Support d’information pour la préparation commande

La préparation de commandes peut s‘effectuer soit:

Exemple de ticket de préparation :

Exemple de ticket de préparation

4.b.3. Différents types de préparation

On peut lancer la préparation commande par commande ou bien par vagues ou rafales.

On peut regrouper par exemple une vague de commandes correspondant à un certain critère, comme les commandes prioritaires, ou bien les commandes les plus anciennes, ou même celles qui doivent être prêtes avant 17 heures car elles prennent la navette de Limoges, celles pour Marseille peuvent être préparées jusqu‘à 19 heures.

La planification par vague de prélèvement permet de minimiser les déplacements dans l’entrepôt. Ces traitements améliorent l‘efficacité des manutentionnaires.

On peut aussi traiter différemment les commandes supérieures à 3 tonnes ou à 10 palettes.

On sortira par exemple les produits des plus lourds au plus léger, ou bien avec un parcours optimisé, ou plusieurs listes en fonction des types et modes de préparation choisis.

4.b.4. Les principes de préparation de commande

On peut appliquer un principe unique pour la préparation de commandes ou mixer des principes différents en fonction de la configuration de l‘entrepôt, de la taille de la commande, de la taille des produits ou pour des produits particuliers.

Principe 1: un préparateur, une commande la préparation de commandes en « U »

Un ordre de préparation correspond à une seule commande client.

Le préparateur se rend aux différents points de prélèvement et prélève les articles. Il emballe ensuite.

Il est évident que si on doit prélever 100 fois dans la journée à un emplacement de picking, il y aura 100 fois dans la journée un préparateur qui se rendra à cet emplacement, ce qui n‘est pas très productif.

L‘ordre de préparation peut alors être celui qui minimise le parcours en mètres du préparateur.

C’est la méthode la plus simple à gérer si l’entrepôt n’est pas trop grand.
Principe 2: un préparateur, plusieurs commandes la préparation en rafale

Un ordre de préparation comprend plusieurs commandes client à traiter simultanément.

Ces commandes sont dispatchées sur la base de différents critères permettant de réduire le cycle de préparation : articles similaires, proximité physique des articles à prélever…

C‘est la même chose que précédemment, on peut imaginer que le préparateur collecte tous les articles et les apporte ensuite sur une zone de tri ou bien qu‘il prélève et trie simultanément les articles dans des cartons différents. Il prélève, trie et emballe en simultané.

Quand l’utiliser : lorsqu’une même référence est commandée par un grand nombre de clients.

Intérêt : Grâce à cette méthode on minimise les déplacements des préparateurs de commandes.

Limites : Pour que le temps de répartition soit "amorti", il faut que la ligne de commande soit commune à un maximum de clients.

On considère que le différentiel de temps passé à prélever 2 unités d‘une même référence plutôt qu‘une seule est marginal, à condition que le prélèvement de la deuxième unité n‘oblige pas à se déplacer à un autre emplacement de picking...

Principe 3 : plusieurs préparateurs, une commande l’allotissement
Allotissement
mode de préparation des commandes consistant à prélever tous les articles d’une même référence ou d’une même zone de stockage avant de les affecter aux différentes commandes en cours de constitution. L’allotissement se distingue de la préparation en rafale par le fait que ce sont plusieurs préparateurs qui traitent une même commande client.

On imagine que l‘entrepôt est grand et divisé en zones. Différents préparateurs collectent les articles de la commande et la regroupent ensuite sur un point de contrôle et de conditionnement.

On peut également envisager que certains préparateurs s‘occupent des palettes complètes et d‘autres des articles inférieurs à une palette sans distinction de zone.

Les  articles peuvent être également stockés dans des bâtiments différents, chacun assure sa part de préparation et les articles sont regroupés et conditionnés avant une mise en expédition.

Quand l’utiliser : lorsque l’entrepôt est plus grand.

Exemple de processus de préparation de commandes par allotissement :

Principe 4 : plusieurs préparateurs, plusieurs commandes l’allotissement

C’est le même principe que le 3, sauf que, au lieu de traiter commande par commande, plusieurs commandes sont regroupées et tous les articles correspondants sont scindés par zone. Les préparateurs circulent dans leur zone, préparant les articles nécessaires pour leurs commandes. Ces articles sont envoyés vers la zone de conditionnement où ils sont triés par commande. Cette méthode est adaptée quand il y a beaucoup d’articles ou beaucoup de petites commandes avec peu d’articles.

Principe 5 : préparateur à poste fixe

Le préparateur ne bouge pas et prélève les articles (sorties de transstockeur, on prélève des articles sur une palette : la palette est ensuite renvoyée dans le transstockeur).

4.b.5. Le prélèvement des articles

Préparation au niveau du sol

Celui-ci signifie généralement le sol +1. Le prélèvement au sol est approprié aux commandes contenant un grand nombre de lignes ou d‘articles.

Préparation en hauteur

Avec un chariot spécial, on prélève directement sur les palettes en emplacement de stockage qui sont en hauteur. C’est un prélèvement assez lent. Il faut souvent redescendre la nacelle après chaque prélèvement pour se déplacer.

Préparation à poste fixe

Elle est rentable quand on prélève de grandes quantités de peu d‘articles.

4.b.6. Contrôler la préparation de commandes

Les erreurs de préparation peuvent coûter très cher aux entreprises ou aux prestataires en charge des opérations de distribution. De mauvaises informations peuvent conduire à expédier 4 boîtes de douze au lieu de 4 unités si les informations sont floues et imprécises.

Les notions d‘articles unitaires et de conditionnement de regroupement (si cela existe) doivent être très précises.

Un contrôle et un recomptage des préparations est souvent important.

Il existe plusieurs façons de faire :

Les erreurs de préparation remontent aussi de la part de la clientèle, mais suivant les produits et leurs valeurs elles peuvent ne remonter que lorsque l‘erreur est en défaveur du client.

4.b.7 Exercice sur la préparation de commande (Exercice 1 - 0h35)

Exercice 1 et annexes (2 feuilles d’annexes)

Pour continuer l’exercice : Quels indicateurs le responsable du service doit-il suivre ?

5. La gestion des files d’attente : FIFO, LIFO…

La gestion des files d’attente dépend de deux critères :

On utilise les termes suivants :

FoLo
FiFifoFilo
LiLifoLilo

5.a. La méthode FIFO ou PEPS ("First in, first out" ou "Premier entré, premier sorti")

Il s’agit de la règle la plus courante.

Elle permet d’assurer le suivi chronologique des éléments pour des raisons diverses : traçabilité, obsolescence, péremption…

Dans le cas dans lequel la file n’est pas une contrainte (par ex. : on pose librement une pièce sur une étagère), le respect de ce principe nécessite l’établissement et l’application d’une règle de gestion.

principe du FIFO

5.b. La méthode LIFO ou DEPS ("Last in, first out" ou "Dernier entré, premier sorti")

Elle est souvent une conséquence d’une contrainte, comme par exemple le remplissage d’un bocal, d’un conteneur, d’un empilement (palettes)…

principe du LIFO

5.c. Autres règles

FEFO = First expired, first out
règle du premier périmé, premier sorti (pour les entreprises gérant des produits périssables) : on utilise pour cela la date limite de consommation (DLC).

En fonction des exigences des magasins concernant le nombre de jours minimum restants entre la livraison des produits en magasin et la DLC des produits à livrer, on détermine en entrepôt une date limite de préparation.

NIFO = Next in, first out = règle du prochain entré, premier sorti
Coût de remplacement

Méthode valorisation comptable des sorties de stock qui ne prend pas en compte la valeur réelle des entrées mais s’appuie sur la valeur des prochaines entrées.

Contrairement aux autres méthodes qui sont applicables comptablement et dans l’entrepôt, celle-ci n’est applicable qu’en comptabilité.

5.d. Applications (0h15)

Exercice 2 : gestion des files d‘attente

6. Les inventaires

6.a. Définition de l’inventaire

État détaillé article par article décrivant :

Comptablement parlant, on fait une distinction entre matière première, en-cours et produit fini (un produit fini pour une entreprise donnée peut être une matière première pour une autre).

Les stocks de matières premières, marchandises et approvisionnements sont évalués à leur coût d’acquisition.

Les stocks de produits (en-cours ou finis) doivent, quant à eux, être évalués à leur coût de production.

La notion de coût d’un stock est plus « étendue » que celle d’un prix d’achat : en effet, contrairement au prix d’achat, il comprend tous les coûts d’acquisition, de transformation et également tous autres coûts supportés pour amener les stocks à l’endroit et dans l’état où ils se trouvent.

matières première
Une matière première est un objet qui va entrer dans la production du produit finis.
Produits consommables
ce sont des produits plus ou moins élaborés consommer au premier usage et qui n’est pas dans le produit finis. Ex : graisse.
Emballages
Ils relèvent des stocks d’amont ou d’aval. C’est-à-dire que certains emballages sont compris dans le prix du produit. Néanmoins il existe aussi des emballages consigné.
En cours de production de biens
c’est un produit en cours de production
En cours de production de services
Ex : plan d’architecte
Produit semi-fini
c’est un produit qui a atteint un stade d’achèvement destiné à entrer dans une nouvelle phase. Ex : une aile d’avion ne peut pas être vendue en l’état mais s’associe à l’avion fini.
Produit fini
qui peut être vendu.
Produit résiduels
déchets, rébus
Marchandise
produit destiné à être revendu en l’état.

On peut faire des inventaires périodiques (par exemple une fois par an) ou des inventaires tournants qui consistent à contrôler le niveau du stock sur des parties du magasin ou des articles pour éviter la pointe de charge de l’inventaire complet.

6.b. En quoi consiste l’opération d’inventaire physique ?

L’opération d’inventaire physique consiste :

Il est essentiel d’avoir des stocks justes sinon les conséquences peuvent être les suivantes :

Toute entreprise est tenue par la loi de procéder une fois par an à l’inventaire de ses biens. Le stock, propriété de l’entreprise, fait partie de ses biens qui figurent à l’actif du bilan.

En dehors de cet aspect légal, ce contrôle périodique permet de suivre la bonne gestion des stocks, de repérer les anomalies éventuelles et d’entreprendre les actions correctives.

Lors d’un inventaire il y a des écarts dus, soit aux erreurs de prélèvement physique, soit à des erreurs de saisies lors de l’enregistrement des mouvements. Il convient donc dans ces cas de procéder à des corrections appelées ajustement d’inventaire afin que les stocks physiques correspondent le plus exactement possible au stock théorique, afin que :

L’inventaire est une opération longue et fastidieuse. Il se fait de préférence lorsque l’activité de l’entreprise est arrêtée (il paraît en effet bien difficile de « fixer » l’existant de tous les articles à un moment donné si, pendant le comptage, il y a des mouvements d’entrées / sorties).

6.c. Les 4 méthodes d’inventaire

1. L’inventaire annuel

C’est une méthode classique, chaque année en fin d’exercice on vérifie ce qui reste en stock pour chacun des articles répertoriés.

Inconvénient : Cette opération implique l’arrêt de tous les mouvements dans le magasin, ce qui conduit généralement à l’arrêt de l’activité de l’entreprise.

2. L’inventaire permanent

L’inventaire permanent consiste à comptabiliser en permanence les entrées et les sorties, et de connaître ainsi le stock dont on dispose. Tous les stocks sont gérés de cette façon aujourd’hui.

Avantage : connaissance en temps réel de l’état des stocks.

Inconvénient : cela n’exclut pas les écarts car il s’agit de valeurs calculées.

3. L’inventaire aveugle

L’inventaire aveugle est un contrôle par comparaison de l’inventaire permanent aux quantités effectivement observées dans le magasin. Il consiste à sonder au hasard une ou plusieurs références. L’usage de l’identification automatique rend cet inventaire infiniment plus rapide et plus sûr.

4. L’inventaire tournant

L’inventaire tournant est également un contrôle comme le précédent. Il consiste à répartir le comptage tout au long de l’année. Chaque jour (ou chaque semaine) le magasin va comptabiliser un certain nombre de références. Cela peut se faire au passage à zéro : zéro dans les fichiers informatiques ou zéro sur les étagères.

Un entrepôt étant généralement ouvert entre 220 et 250 jours par an, il est conseillé de procéder aux vérifications pendant 200 jours, en traitant environ 1/200è du stock chaque jour.

Avantages :

6.d. L’inventaire tournant

6.d.1. La fréquence de comptage

L’idée de base est de compter un certain nombre de références chaque jour, de façon à ce que chaque référence est comptée un nombre prédéterminé de fois au bout d’une année.

La fréquence de comptage correspond donc au nombre de fois qu’une référence est comptée annuellement.

Pour un article donné, cette fréquence devrait augmenter lorsque la valeur de l’article et le nombre de mouvements augmente (risque d’erreurs plus important si plus de mouvements).

Il existe plusieurs méthodes pour déterminer la fréquence :

6.d.2. La méthode ABC

C’est une méthode assez répandue.

Les références sont classées selon le système ABC et des règles sont définies pour la fréquence de comptage.

Par exemple, un article de classe A va être compté une fois par semaine ou par mois, un article de classe B tous les 3 mois et un article de classe C une fois par an.
Exercice 3 - Détermination fréquence de comptage (0h15)
6.d.3. La méthode par zone

Les articles sont regroupés par zone de façon à ce que le comptage soit plus efficace. On peut mettre ceci en œuvre lorsqu’on utilise un stockage fixe ou lorsque ce sont les en-cours qui sont comptés.

6.d.4. La méthode par emplacement

Dans un stockage dynamique, les articles peuvent être stockés n’importe où.

À cause d’erreurs humaines, ces emplacements enregistrés dans le système ne sont pas toujours justes.

Dans ce système, chaque période, un nombre prédéterminé d’emplacements est inventorié.

Un programme d’inventaire devrait inclure ces 3 méthodes.

La méthode par zone est idéale pour les articles qui tournent beaucoup.

Si on utilise le stockage dynamique, une combinaison de la méthode ABC et de la méthode par emplacement est conseillée.

6.d.5. Quand compter ?

Les inventaires tournants peuvent être programmés à des intervalles réguliers ou à des occasions précises. Certains critères peuvent être :

6.e. La préparation de l’inventaire

6.e.1. Avant l’inventaire :
6.e.2. Pendant l’inventaire
Les équipes :

il convient d’abord de constituer des équipes de comptage dont le nombre est fonction de l’importance du travail à réaliser.

Le gel du stock et l’édition des listings :

Dès la fin de l’activité du magasin, le stock est informatiquement gelé afin qu’aucun mouvement ne soit effectué. Puis on procède à l’édition des listings d’inventaire comportant la liste des produits classés par ordre de rangement suivant la procédure de comptage.

Les comptages :

Tous les produits sont comptés par équipes. Le magasin est divisé en zones géographiques, et chaque équipe se voit confier un ensemble de zones où elle va opérer. Après chaque comptage, pour visualiser la fin de l’opération de comptage, on imposera une gommette de couleur (ou un autre signe) sur les matériels inventoriés.

Le responsable d’inventaire tient une comptabilité des listings d’inventaire en notant l’heure de remise des documents et l’heure de retour après comptage.

Une personne est chargée du rapprochement des comptages. S’il y a un écart entre le comptage et le listing d’inventaire, pour le même article, dans le même emplacement, un nouveau comptage est effectué par une autre équipe.

6.f. Les saisies d’inventaire et la sortie de l’état des écarts

Au fur et à mesure des comptages et du contrôle on peut procéder, s’il n’y a pas d’erreur, à la saisie des quantités inventoriées, et à la fin de cette saisie, à l’édition de l’état des écarts d’inventaire.

UNE PREMIERE ANALYSE DES ECARTS

Il convient de procéder à une première analyse des écarts, car un certain nombre peuvent provenir d’erreurs grossières de saisies ou de mauvaises imputations que l’on peut immédiatement redresser.

S’il n’y a pas d’écarts : Le dégel du stock :

On est généralement contraint à procéder rapidement au dégel du stock pour permettre aux autres services de reprendre leurs activités.

S’il y a des écarts : LA SECONDE ANALYSE DES ECARTS :

Compte tenu des impératifs ci-dessus, l’analyse approfondie des écarts est généralement faite après le dégel du stock.

Deux comptages donnent le même résultat : ils sont considérés comme justes.

6.g. La mesure de la justesse des inventaires

Il est important d’avoir à disposition un indicateur qui va nous indiquer si nos stocks sont fiables ou non.

Pour l’exemple suivant, quel serait la fiabilité de notre stock ?

En observant le total de tous les articles, le stock physique = stock informatique.

Par contre, seuls 2 articles sur 10 ont un stock juste.

La fiabilité est-elle de 100 % ? 20 % ? Ou autre ?

Code articleStock informatiqueStock physique
1100105
2100100
310098
410097
5100102
6100103
710099
8100100
910097
1010099
TOTAL10001000

Pour juger de la fiabilité d’un stock, on peut utiliser le terme de niveau de tolérance pour chaque article.

La tolérance est la variation acceptable entre un stock physique et un stock informatique.

Elle est établie pour chaque référence et dépend de :

Par exemple, pour un article de valeur élevée à consommation faible (donc pour lequel une rupture de stock pourrait nous coûter cher), la tolérance pourrait être de 0. Pour des vis, de valeur peu élevée, que l’on réceptionne par paquets de 1000, on pourrait accepter une tolérance de 5%.

La tolérance pour notre exemple précédent :

Code articleStock informatiqueStock physiqueToléranceDans le niveau
de tolérance
En-dehors du niveau
de tolérance
1100105+/- 5%X
2100100+/- 0%X
310098+/- 3%X
410097+/- 2%X
5100102+/- 2%X
6100103+/- 2%X
710099+/- 3%X
8100100+/- 0%X
910097+/- 5%X
1010099+/- 5%X
TOTAL10001000

La justesse de stock serait de 80%.

Exercice 4 - Fiabilité des stocks (0h05)

6.h. Les audits d’inventaire

Les erreurs doivent être détectées de façon à engager des actions pour les éviter.

Il est important de réaliser des inventaires mais il est encore PLUS IMPORTANT d’auditer pour trouver les causes des écarts d’inventaire pour les éliminer.

Pour auditer, les inventaires tournants sont mieux adaptés que l’inventaire annuel.

En effet, l’inventaire annuel a avant tout comme but de montrer aux auditeurs financiers que les stocks physiques correspondent bien aux stocks informatiques.

Alors que le but des inventaires, pour les planificateurs, est de corriger les erreurs de stock.

6.j. Les causes des écarts d’inventaire

Quelles actions peut-on mettre en place pour éviter les écarts d’inventaire ?